Une solution de Gestion Electronique de Document permet de gérer le cycle de vie d’un document électronique. De sa création, son stockage, son partage, à son archivage ou destruction le cas échéant.
Une solution GED ne concerne pas que les grandes entreprises. Les PME ont également tout intérêt à tirer profit des bénéfices apportés par cette solution.
Pourquoi mettre en place une solution GED ?
Les avantages de mettre en place une solution de Gestion Électronique de Document sont nombreux, elle permet entre autre :
- Accès à l’information quel que soit le terminal utilisé et par plusieurs utilisateurs simultanés
- Gestion des versions avec la capacité de tracer les modifications
- Réduction drastique des volumes de stockage des documents papier
- Facilité et rapidité pour trouver un document
- Interfaçage du système documentaire avec d’autres outils métier ou workflow
- Réduction du risque de perte d’une information importante
- Cohérence avec les exigences des systèmes de management qualité
- renforcement du contrôle des informations sensibles
- facilité de gestion et maîtrise des droits d’accès
Globalement, une GED permet d’améliorer l’efficacité d’une organisation et le contrôle des documents tout au long de leur utilisation dans l’entreprise.
Quelles sont les fonctions d’une GED ?
Création et Capture de documents
- des documents nativement digitaux, par exemple un formulaire sur un site internet
- des documents papiers qu’il conviendra de scanner pour les convertir en fichiers électroniques
- les créations directes dans le logiciel de GED.
Indexation
- les logiciels de GED indexent les documents pour faciliter et accélérer la recherche.
- L’indexation peut se réaliser sur le contenu même, à partir de métadonnées (mots décrivant le document : titre, auteur…) ou de mots clés issus d’une catégorisation (taxonomie).
Stockage
- La fonction de stockage permet un accès à une grande capacité du système de stockage et de conserver d’innombrables documents
- Une fiabilité dans le temps tout en permettant des accès rapides, compatibles avec les contraintes métiers.
Diffusion et consultation
- Partager des documents auprès de plusieurs utilisateurs, de les modifier, de les recevoir à un moment précis dans un processus donné pour une action prévue.
- Les document sont consultables à partir de différents terminaux : ordinateur de bureau, tablette, smartphone…
- Les règles de gestion des droits définissent ce que chacun est autorisé de faire : lire, modifier, etc.
- Le contrôle de version permet le suivi de l’information et de ses mises à jour successives.
- Le bon document, à la bonne personne, au bon moment
Archivage et suppression
- En fin de vie, permettre la conservation des documents ou leur destruction selon les règles de gestion attachées.
Sécurité
- Assurer la sécurité des informations sensibles et plus globalement de la sauvegarde des données du système.
Quelle solution GED Choisir ?
IST PARTNER à travers la solution GED Alfresco mettra à disposition de ses clients sont une solution fiable est une reference dans le métier, un capital expérience ainsi qu’un savoir faire reconnu afin de rendre le projet de mise en place d’une GED une parfaire réussite.
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